1. 基本方針

創行政書士事務所(以下「当事務所」)は、お客様の個人情報を行政書士法および個人情報の保護に関する法律に基づき、適正に取り扱うことを基本方針とします。行政書士には法律により守秘義務が課されており、業務上知り得たお客様の情報は厳格に保護します。

2. 個人情報の定義

本ポリシーにおける「個人情報」とは、お客様個人を識別できる情報(氏名・住所・電話番号・メールアドレス・WeChat ID・在留資格情報・国籍・生年月日・職業・収入等)、および特定の個人を識別できる情報の集合体を指します。

3. 個人情報の取得方法

当事務所は、以下の方法で個人情報を取得します。

• お問い合わせフォーム・メール・電話・WeChat・LINE等での直接のご連絡
• 業務委託契約締結時にお客様からご提供いただく書類
• 業務遂行のために官公署等から取得する書類
• ウェブサイト閲覧時のCookie・アクセスログ等

4. 個人情報の利用目的

取得した個人情報は、以下の目的の範囲内で利用します。

• 行政書士業務(各種許認可申請、ビザ申請、契約書作成等)の遂行
• お問い合わせへの回答およびご相談対応
• お見積りのご提示および業務委託契約の締結
• 業務に関連する連絡・進捗報告
• 請求書発行・料金請求等の経理業務
• 提携専門家(司法書士・税理士・社労士等)との連携によるワンストップサービス提供
• サービス品質向上のための分析

5. 第三者への提供

当事務所は、以下の場合を除き、お客様の同意なく個人情報を第三者に提供することはありません。

• 法令に基づく場合(裁判所・警察等からの照会等)
• 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、お客様の同意を得ることが困難な場合
• 提携専門家(司法書士・税理士・社労士等)と連携する業務において、必要最小限の情報を共有する場合(ただし、事前にお客様のご同意をいただきます)
• 業務遂行のため官公署等に申請書類を提出する場合

6. 個人情報の管理・安全対策

当事務所は、お客様の個人情報の漏洩・滅失・改ざん等を防止するため、以下の安全対策を実施します。

• 個人情報を含む書類は施錠可能な保管庫で管理
• 電子データはパスワード保護・暗号化を実施
• ウイルス対策ソフトの導入およびOSの最新化
• 不要となった個人情報の確実な廃棄(シュレッダー処理・データ完全削除)

7. Cookieおよびアクセス解析について

当ウェブサイトでは、サービスの向上およびアクセス分析のため、Cookieを使用しています。また、Google Analytics等のアクセス解析ツールを利用する場合があります。これらはお客様個人を特定するものではなく、ブラウザの設定により無効化することが可能です。

8. WeChat・LINE等のメッセージアプリでのご相談について

WeChat・LINE等を通じたご相談内容は、各サービス提供事業者のプライバシーポリシーに従い管理されます。重要な個人情報や機密情報の送受信は、メール・対面・電話等の安全な方法で行うことを推奨します。

9. 個人情報の開示・訂正・削除

お客様ご自身の個人情報について、開示・訂正・追加・削除・利用停止のご請求がある場合は、下記お問い合わせ先までご連絡ください。本人確認のうえ、合理的な期間内に対応いたします。

10. 保有期間

個人情報の保有期間は、業務遂行に必要な期間および法令で定められた期間(行政書士法による帳簿備付義務:2年間、その他関連法令の保存期間)とします。期間経過後は適切な方法で廃棄します。

11. 本ポリシーの変更

当事務所は、必要に応じて本プライバシーポリシーを変更することがあります。重要な変更がある場合は、ウェブサイト上で告知します。